Nieuws

Vacature: Office manager Stroomversnelling

06 november 2018

Stroomversnelling zoekt per direct een office manager. Als spin in het web en smeerolie in de organisatie ben jij verantwoordelijk voor ondersteuning van het kernteam en de onderliggende teams: communicatie, wijken met nieuwe energie, aanbodontwikkeling en Internationaal.

Stroomversnelling is een jonge organisatie die nu 3,5 jaar bestaat. Het is een dynamische club met zeer ambitieuze medewerkers, mede gedreven door de gezamenlijke missie om een energieneutrale gebouwde omgeving te helpen realiseren. Wij zoeken een office manager die het leuk vindt om op een plek te werken waar nog niet alles ‘geregeld’ is en er een beroep wordt gedaan op je ‘zelf oplossend’ vermogen en flexibiliteit. Je werkt zelfstandig, bent proactief en de steun en toeverlaat van de medewerkers. Het kernteam bestaat uit 5 leden waaronder de voorzitter van de vereniging. Daaronder werken circa 20 medewerkers en een flexibele schil van nog eens 20 mensen. Je houdt ervan om mensen te ondersteunen en teams een duwtje in de rug te geven.

Wat zijn jouw werkzaamheden?
Voor het kernteam doe je:

  • Het agendabeheer van 4 kernteamleden en plannen van afspraken voor in- en externe overleggen;
  • Organiseren en verslagleggen van tweewekelijkse kernteamvergadering;
  • Inrichting van de administratie zoals post, in- en uitgaande opdracht, vastgestelde notities etc;
  • Maken en archiveren van opdrachtbrieven t.b.v. administratie;
  • Financiële administratie (o.a. versturen/afhandeling van facturen) in samenwerking met de boekhouder en de secretaris van de vereniging;
  • Debiteurenbeheer (nabellen onbetaalde facturen);
  • Proactief meedenken en werken aan verbeteren van werkprocessen in de organisatie.

Breder voor de organisatie doe je:

  • Inplannen Samenwerkdagen;
  • Inplannen teamoverleggen;
  • Locaties boeken t.b.v. meetings;
  • Verzorgen uitgaande en inkomende correspondentie;
  • Eerstelijns contact voor linking pins van de leden van de Vereniging

Naast jou heeft de vereniging ook nog een bestuurs-secretaresse die het agendabeheer voert van de voorzitter en de eerstelijns ingang is voor de leden-bestuurders en verantwoordelijk is voor alle bestuursaangelegenheden, waaronder agendabeheer bestuur, bestuurders events (waaronder bestuursvergaderingen, ALV en jaarlijks bestuurdersdiner), beheer ledenbestand en afhandeling ledenmutaties, ondersteuning bij halfjaarlijkse monitoring marktontwikkeling leden. Regelmatige afstemming met de bestuurs-secretaresse is uiteraard van belang.

Wij schatten in dat voor de functie ca. 2,5 dag per week nodig is. Aanstelling in loondienst van de Vereniging Stroomversnelling of als ZZP-er met jaarlijkse contractperiode zijn beide bespreekbaar. Salaris/dagvergoeding in overleg.

Spreekt bovenstaande je aan? Reageer dan voor 15 november met je CV en korte motivatie naar Ivo Opstelten via iopstelten@stroomversnelling.nl.